Lees hier hoe wij omgaan met solliciteren tijdens de coronacrisis

Begin bij de basis: data 


In onze weg naar verdere digitalisering van (productie)processen zijn Bas van der Putten (supply chain manager) en Kevin Michellys (manager R&D engineering) bezig met de implementatie van een Product Information Management systeem (PIM) voor VDL Agrotech. PIM is één van de onderdelen van de nieuwe digitale architectuur van VDL, waarbij de afdeling VDL Digitaal samen met verschillende VDL-bedrijven nieuwe functionaliteiten ontwikkelt en implementeert. Wat houdt PIM in? En nog belangrijker: wat levert het ons op? 

Bas vertelt: “Vanuit mijn rol als supply chain manager ben ik constant bezig met hoe we ons werk gemakkelijker kunnen maken met behulp van automatisering. Om dit goed te doen, moet je beginnen bij de basis: data. Met een goed ingericht Product Information Management systeem (PIM) maak je productinformatie eenduidig en toegankelijk. Dan kun je vanuit één centrale bron de data gebruiken voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld voor het maken van offertes, productcatalogi, prijslijsten en een online webshop. Op die manier kunnen we de klant snel van de juiste informatie voorzien.”

Automatisch prijslijsten genereren
Kevin: “In het verleden maakten we zelf geautomatiseerd een prijslijst, maar dit systeem werkte nog op Windows XP. Een verouderd systeem dat niet meer wordt geüpdate. We hadden letterlijk nog een PC staan waar Windows XP op draaide, puur en alleen om deze prijslijst te kunnen maken. Toen kregen we echter waterschade, waardoor de PC stuk ging. Het gevolg was dat we geen prijslijsten meer konden maken. Een groot probleem voor onze afdeling Buitendienst, maar ook voor onze engineers die veel meer technische vragen kregen vanuit de afdeling Verkoop.Daardoor kwamen de engineers te weinig aan hun eigen werk toe. De noodzaak om op zoek te gaan naar nieuwe software was dus groot.”

Pilotbedrijf
Bas: “De technische informatie over onze producten was te vinden op verschillende plaatsen in het bedrijf: vooral in de hoofden van collega’s, op diverse plekken op onze gezamenlijke schijf en in een stukje software dat niet meer werkte. Na onderzoek hebben we een investeringsvoorstel gedaan voor nieuwe software. Tegelijkertijd kwam het onderwerp ‘digitalisering’ steeds hoger op de agenda te staan bij de directie van VDL Groep. Dit heeft ertoe geleid dat we nu als pilotbedrijf fungeren voor de implementatie van PIM, als basis voor het VDL-platform. Dat doen we niet alleen; ook VDL Industrial Products is aangehaakt.”

“Agile werken: van duikboot naar dolfijn”


Agile werken
Vanaf januari 2020 zijn Bas en Kevin samen met medewerkers van Deloitte van start gegaan met PIM. Kevin: “Het is echt een veranderingstraject, want je gaat opnieuw naar je businessmodel kijken. In zo’n proces denk je na over welke data je nodig hebt en hoe je die het beste kunt structureren. Dat doen we door ‘agile’ te werken: we hebben een wensenlijst, geven prioriteiten aan, gaan twee weken ontwikkelen en dan checken we of iets goed gebouwd is. Daardoor zit je heel kort op de bal. Mensen van Deloitte helpen ons in dit proces en om de software te ontwikkelen, zodat we het straks zelf kunnen.” Bas: “We zijn heel positief over deze werkwijze. Je kunt direct bijsturen als dat nodig is. Ik maak vaak de vergelijking met een duikboot en een dolfijn. Agile werken is als een dolfijn: je komt regelmatig boven om lucht te happen en dan check je even of je op de goede weg zit. In plaats van een duikboot die pas weer bovenkomt als de opdracht helemaal afgerond is.

Meer omzet
“Begin mei hebben we PIM geïntroduceerd bij VDL Agrotech en we merken nu al  veranderingen. Doordat we de informatie eenduidig hebben gestructureerd, wordt het heel duidelijk waar we nog data missen en dat we extra stappen moeten zetten om onze basis PIM-inrichting te verbeteren. Denk hierbij aan missende foto’s, teksten en nieuwe inzichten in benamingen van producten en artikelen. Dan komen we tot één waarheid waarmee onze verkopers gemakkelijk en sneller producten vinden om offertes te maken. De workflows zijn duidelijker en onze engineers kunnen zich weer focussen op hun eigen taken. We zijn ervan overtuigd dat dit uiteindelijk tot meer omzet gaat leiden. De volgende stap is om de data verder te verrijken zodat we een online webshop kunnen opzetten via onze website”, aldus Kevin. Bas vult aan: “Daarnaast zetten we stappen om PIM ook bij andere VDL-bedrijven uit te rollen. We zijn inmiddels begonnen bij VDL Industrial Products, daarna volgen VDL Parts, VDL Weweler Parts, Truck & Trailer Industry en VDL Parts Sweden.”


Top